Processo de
Gestão de contratos

O modelo de processo para elaboração e assinatura de contratos, visa criar um cenário seguro e eficiente para migrar do papel para o mundo digital com uma série de vantagens, se compararmos com o modelo tradicional de elaboração de contratos e assinaturas físicas.

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Permita-se criar as minutas, alterar, revisar, aprovar, gerar a versão final, enviar para assinatura e arquivar a versão assinada, totalmente digital sem imprimir nenhuma folha de papel.

O contrato passa por diversas fases, até que tudo esteja aprovado, e tudo acontece via processo digital com rastreabilidade, inclusive controle das versões alteradas.

No fluxo o usuário que inicia o processo pode selecionar quem fará a próxima tarefa, permitido enviar as minutas para as pessoas mais indicadas de acordo com o tipo de contrato que está sendo emitido.

Se a primeira aprovação ocorrer, o fluxo segue para o departamento jurídico para uma análise final. Com o reporte do jurídico o usuário que iniciou o processo pode enviar o contrato para aprovação, ou realizar as alterações recomendadas pelo departamento jurídico, se necessário. Nesse caso, o contrato retorna para a etapa de aprovação e posteriormente para o departamento jurídico para a validação final.

Quando a versão final está pronta, o usuário responsável pelo contrato recebe a tarefa para enviar para as pessoas que devem assinar utilizando o painel de controle de assinaturas, que permite adicionar uma lista de e-mails e definir quem deve assinar, quem deve dar ciência, etc..

Através desse painel, o responsável acompanha quem já assinou o contrato e quem ainda falta assinar, e quando todos assinam, o sistema habilita o botão para importar o documento para o processo, onde será mantido arquivado.

Trabalhar com um processo 100% digital é uma experiência muito interessante também do ponto de vista financeiro, já que além de melhorar o controle e definir padrões, os custos com a emissão, com as assinaturas e a gestão dos contratos são reduzidos consideravelmente.

Se você importar esse modelo e precisar alterar, fique tranquilo, você pode fazer isso facilmente adaptando as etapas do fluxo para uma melhor aderência à realidade da sua empresa.

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